Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления icon

Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления




Скачать 464.34 Kb.
НазваниеМетодические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления
страница1/2
Дата06.10.2012
Размер464.34 Kb.
ТипМетодические указания
источник
  1   2
1. /Методические указания по оформлению документов МГТУ.docМетодические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления


ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГОУ ВПО «МГТУ»)






Методические указания


по оформлению внутренних нормативных документов МГТУ


Мурманск

2008

Лист ознакомления


Должность

Ф.И.О.

Дата, подпись





































































































































































































































































































































































































Учёт корректуры




Файл и страница

Пересмотр
Дата
введения

Лицо, утвердившее корректуру






















































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































Учет экземпляров


Контрольный экземпляр
Держатель контрольного экземпляра

Отдел менеджмента качества

Учтенные экземпляры


Место хранения учтенных экземпляров

экз.

Ректорат

01-р

Отдел документационного и информационного обеспечения

01-одио

Ученый секретарь

02

Приемная комиссия

03

Патентный отдел

04

Управление образования и менеджмента качества

05/49

Управление мореплавания

06

Научно – исследовательский сектор

07

Отдел аспирантуры и госбюджетных НИР

08

Управление по работе с кадрами

09

Отдел кадров личного состава

09/1

Отдел кадров переменного состава

09/2

Управление бухгалтерского учета и контроля

10

Технический отдел

11

Архив

14

Судоводительский факультет

15.1

Судомеханический факультет

15.2

Политехнический факультет

15.3

Технологический факультет

15.4

Вечерне-заочный факультет

15.5

Факультет заочного социально-экономического образования

15.6

Биологический факультет

15.7

Экономический факультет

15.8

Гуманитарный факультет

15.9

Естественно-технический факультет

15.11

Юридический факультет

15.12

Факультет мировой экономики и международных отношений

15.13

Кафедра истории и социологии

16.01

Кафедра иностранных языков

16.02

Кафедра высшей математики и программного обеспечения ЭВМ

16.03

Кафедра инженерной графики

16.04

Кафедра химии

16.05

Кафедра физики

16.06

Кафедра технической механики

16.07

Кафедра технологии металлов и судоремонта

16.08

Кафедра социальной работы

16.09

Кафедра делового иностранного языка

16.10

Кафедра судовождения

16.11

Кафедра судовых энергетических установок

16.12

Кафедра энергетики и транспорта

16.13

Кафедра автоматики и вычислительной техники

16.14

Кафедра экономической теории и национальной экономики

16.15

Военно-морская кафедра

16.16

Кафедра электрооборудования судов

16.17

Место хранения учтенных экземпляров

экз.

Кафедра биологии

16.18

Кафедра философии

16.19

Кафедра технологического и холодильного оборудования

16.20

Кафедра технологии пищевых производств

16.21

Кафедра психологии, педагогики и теологии

16.22

Кафедра биохимии

16.23

Кафедра микробиологии

16.24

Кафедра управления судном и промышленного рыболовства

16.25

Кафедра информационных систем и прикладной математики

16.26

Кафедра радиотехники и радиотелекоммуникационных систем

16.27

Кафедра биоэкологии

16.28

Кафедра менеджмента, коммерции маркетинга и рекламы

16.30

Кафедра связи с общественностью и лингвистики

16.32

Кафедра финансов, бухгалтерского учета, анализа и аудита

16.35

Кафедра государственно-правовых дисциплин

16.36

Кафедра гражданского и международного права

16.37

Кафедра уголовного и административного права

16.39

Кафедра механики сплошных сред и морского нефтегазового дела

16.40

Кафедра экологии и защиты окружающей среды

16.41

Апатитский филиал МГТУ

16.42

Кафедра международных экономических отношений

16.43

Кафедра промышленного и гражданского строительства

16.44

Специализированная кафедра иностранных языков

16.44/1

Кафедра физического воспитания

17

Подготовительные курсы

18.1

Библиотека

19

Юридическая служба

20

Отдел организационно-воспитательной работы

21

Профсоюзный комитет сотрудников

22

Центр социально-экономической переподготовки

23

Издательско-полиграфический Центр

24

Служба режима

25

Управление экономики и финансов

26

1 отдел

27

2 отдел

28

Отдел по охране труда и пожарной безопасности

29

Управление социальной защиты и воспитательной работы

30

Центр информационных технологий

32

Методический отдел

33

Отдел научно-технической информации и рекламы

34

Отдел международного сотрудничества

35

Столовая

38

Служба главного инженера

39

Институт дистанционного обучения

40

Учебно-экспериментальный цех

41

Факультет повышения квалификации

42

Начальник штаба гражданской обороны

43

Колледж МГТУ

44

Турбаза

45

Морская академия

47

Учебно-экспериментальная база

48

Служба технической защиты информации

50

Музей МГТУ

51

Мончегорский филиал МГТУ

52

Административно-хозяйственная часть

53

Отдел практики и трудоустройства

54

  1. Сокращения, обозначения и определения



МГТУ – Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Мурманский государственный технический университет».

ОМК – Отдел менеджмента качества Управления образования и менеджмента качества МГТУ.

ППС – профессорско-преподавательский состав.

УОМК – Управление образования и менеджмента качества МГТУ.

Times New Roman – вид шрифта, используемого в программе Microsoft Word.


  1. Назначение и область применения методики


Методические указания предназначены для сотрудников МГТУ, разрабатывающих внутренние нормативные документы МГТУ.

К внутренним нормативным документам, на которые распространяются требования данной методики относятся1:

  • положения о подразделениях;

  • должностные инструкции сотрудников;

  • положения, методики, инструкции, процедуры и т.п. по различным видам деятельности за исключением документов делопроизводства МГТУ (например: Положение о методической работе, Процедура прохождения хозяйственных договоров, Положение о порядке комплектации библиотечного фонда, Положение о порядке избрания ППС и т.д.);

  • любые другие виды документов, если это будет требоваться лицом, утверждающим документ.




  1. Атрибуты документа и требования к изложению текстового материала




    1. Параметры полей документа: левое - 25 мм; верхнее и нижнее – 20 мм, правое – 10 мм.

    2. Абзацный отступ: 15 мм.

    3. Межстрочный интервал: одинарный.

    4. Выравнивание текста документа производится по ширине.

    5. Размер шрифта излагаемого текстового материала в рамках всего документа составляет 12 пт, шрифт – Times New Roman, обычный.

    6. Шрифт текста заголовков первого уровня: размер – 12 пт, шрифт – Times New Roman, полужирный. Заголовки второго и последующих уровней оформляются следующим образом: размер шрифта – 12 пт, шрифт – Times New Roman, обычный.

    7. В конце текста заголовка точка не ставится.

    8. В заголовках разделов все буквы, кроме первой, прописные.

    9. Все разделы документа начинаются с абзацного отступа.

    10. Допускается применять размер шрифта меньший, чем в тексте, но не менее 10 пт к: таблицам, листам ознакомления, листам учета экземпляров, листам учета корректуры, рисункам.




  1. Правила оформления титульного листа




    1. Шапка титульного листа

Содержит: полное наименование организации, сокращенное наименование. Располагается вверху страницы по центру, все буквы прописные.

1-й гриф: полное наименование организации. Шрифт – 12 пт, обычный, Times New Roman, междустрочный интервал – одинарный, перед – 0 пт, после 0 пт:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Далее прописными буквами, в кавычках, Шрифт – 14 пт, полужирный, Times New Roman, междустрочный интервал - одинарный, перед – 3 пт, после – 0 пт:

«МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

2-й гриф: сокращенное наименование организации. Шрифт – 14, обычный, Times New Roman, междустрочный интервал – одинарный, интервал перед – 0 пт, после – 0 пт:

ФГОУ ВПО «МГТУ»


    1. Гриф утверждения

Располагается в 5 см ниже от верхнего края поля страницы и 11 см от левого края поля страницы). Размер шрифта – 12 пт, обычный, Times New Roman, выравнивание текста - по левому краю грифа.

Содержит 4 строки:

1-я строка: гриф (УТВЕРДЖАЮ (все буквы прописные, междустрочный интервал одинарный, интервал перед – 3 пт, после – 3 пт);

2-я строка: визирующее лицо организации (должность), звание (Ректор МГТУ, профессор). Междустрочный интервал двойной, интервал перед – 3 пт, после – 3 пт)

3-я строка: подпись, И.О.Ф. (________________ А.М. Ершов). Междустрочный интервал полуторный, интервалы перед и после – 0 пт.

4-я строка: дата визирования (утверждения) документа («___» __________200_г.). Междустрочный интервал полуторный, интервал перед – 3 пт, после – 0 пт.


УТВЕРЖДАЮ

Ректор МГТУ, профессор

_______________А.М. Ершов

«____»____________ 2008 г.



Пример:



    1. Товарный знак

Рисунок запатентованного товарного знака располагается в центре страницы (верхняя граница рисунка находится на расстоянии примерно 10,5 см от верхнего поля страницы; нижняя граница - 15 см от верхнего поля страницы). Размер рисунка: высота – 4,5 см, ширина – 4,5 см:






    1. Наименование документа

Размер шрифта текста – 22, полужирный, Times New Roman. Статус документа (Положение, инструкция, методика, должностная инструкция, план по качеству) располагается ниже рисунка через 2 пустые строки (размер шрифта пустой строки – 14, обычный, Times New Roman) по центру страницы начинается с прописной (заглавной) буквы, все остальные – строчные. Далее через 1 пустую строку (размер шрифта пустой строки – 14, обычный, Times New Roman) по центру страницы размещается название (наименование документа) подразделения-разработчика, должность или предмет документа (Кафедры, Деканата, о Кафедре…, о Деканате…, о Факультете, техника 1 категории, по технике безопасности и охране труда и т.д.). Написание наименования структурных подразделений начинается с прописной (заглавной) буквы, все остальные строчные. Характеристики текста: размер шрифта – 22, полужирный, Times New Roman.

Например:

Положение


о Кафедре иностранных языков МГТУ


    1. Место и дата составления документа

Располагается на последних двух строках текущей страницы по центру. Сначала фиксируется город, следующей строкой - год составления документа. Шрифт – 14, обычный, Times New Roman.

Например:

Мурманск

2008


    1. Учет экземпляров

Кроме этого, в верхнем правом углу титульного листа учтенного экземпляра документа необходимо указание номера учтенного экземпляра, в соответствии с номером подразделения, указанным в номенклатуре дел МГТУ с соответствующими размерами: высота – 1 см, ширина – 4 см. Пример:


Учтенный экземпляр

№____

Контрольный экземпляр (экземпляр подразделения-разработчика документа) не нумеруется.

Титульный лист оформляется без колонтитулов.

Пример оформленного титульного листа представлен в приложении 1.


  1. Правила оформления вводных листов


К вводным листам относятся листы ознакомления, листы корректуры, листы учета экземпляров. Эти листы являются предшествующими тексту содержания документа и следуют за титульным листом. Наименование Листа: размер – 12, шрифт – Times New Roman, полужирный, выравнивание по центру страницы.


    1. Лист ознакомления

      1. Является подтверждением ознакомления персонала с разработанным и действующим документом.

      2. Представляет собой таблицу с 3 колонками. В зависимости от вида (статуса) документа наименование колонок может быть различным.

      3. Для положений, методик, стандартов и иных документов, определяющих деятельность МГТУ и структурных подразделений, наименование столбцов (шапки таблицы) следующее: 1 столбец – Должность, 2 столбец – Ф.И.О., 3 столбец – Дата, Подпись.

      4. Для должностных инструкций табличная шапка включает наименования: 1 столбец – Ф.И.О., 2 столбец – Дата, 3 столбец – Подпись.

      5. Текст в табличной шапке: размер – 12, шрифт – Times New Roman, полужирный, выравнивание по центру столбца.

      6. Текст при заполнении таблицы листа ознакомления:

  • 1 столбец - размер –12, шрифт – Times New Roman, обычный, выравнивание по левому краю столбца.

  • 2, 3 столбцы - размер –12, шрифт – Times New Roman, обычный, выравнивание по центру столбца.

Примеры листов ознакомления представлены в приложениях 2 и 3. Следует отличать листы ознакомления в должностных инструкциях (приложение 2) и различных положениях (приложение 3).


    1. Лист учета корректуры

      1. Предназначается для проведения текущей актуализации документа.

      2. Представляет собой таблицу из 5 столбцов со следующими наименованиями:

1 столбец - №, 2 столбец – Файл и страница, 3 столбец – Пересмотр, 4 столбец – Дата введения, 5 столбец – Лицо, утвердившее корректуру.

      1. Текст шапки таблицы - размер – 12 пт, шрифт – Times New Roman, полужирный, выравнивание по центру столбца.

      2. Текст при заполнении таблицы листа ознакомления: размер – 12 пт, шрифт – Times New Roman, обычный, выравнивание по центру столбцов.

Пример листа учета корректуры представлен в приложении 4.


    1. Лист учета экземпляров

      1. Предназначается для определения местонахождения всех экземпляров нормативных документов в МГТУ.

      2. Содержит информацию о местонахождении оригинала документа и учтенных копий.

      3. При этом оригиналу документа присваивается статус экземпляра – контрольный, его идентификацией служат «живые» гербовая печать и подпись Ректора МГТУ на титульном листе документа. Всем копиям документа присваивается статус экземпляра – учтенный с последующей нумерацией в соответствии с номером подразделения, указанным в номенклатуре дел МГТУ.

      4. Представляет собой 2 таблицы. Первая состоит из одного столбца и указывает держателя контрольного экземпляра документа. Вторая состоит из двух столбцов: 1 – Место хранения учтенного экземпляра, 2 – номер экземпляра в соответствии с номером подразделения, указанным в номенклатуре дел МГТУ.

      5. Шрифт табличных шапок – Times New Roman, размер – 12 пт, полужирный, выравнивание по центру столба.

      6. Шрифт текста заполнения таблиц:

  • первая таблица - Times New Roman, размер – 12 пт, обычный, выравнивание по левому краю столбца;

  • 1 столбец второй таблицы - Times New Roman, размер – 12 пт, обычный, выравнивание по левому краю столбца;

  • 2 столбец второй таблицы - Times New Roman, размер – 12 пт, обычный, выравнивание по центру столбца.

      1. При большом количестве учтенных экземпляров документа шрифт текста в таблице может быть уменьшен до 10 пт.

Пример листа учета экземпляров представлен в приложении 5.


  1. Правила оформления документа колонтитулами




    1. Внешний вид колонтитула

С целью обеспечения унификации нормативной документации МГТУ выбрана табличная форма колонтитула со скрытой табличной сеткой. Исключение составляет нижняя граница таблицы (толщина линии нижней границы сетки таблицы 0,5 мм).

Таблица состоит из трех (3) столбцов и трех (3) строк. Исключение составляет первый (левый) столбец, в котором объединены вторая и третья строки.

Высота строк определяется длиной наименования атрибута.

Выравнивание текста в строке устанавливается следующим образом:

  • для строк первого (левого) столбца – по левому краю;

  • для строк второго столбца – по левому краю;

  • для строк третьего (правого) столбца – по правому краю.

Занимаемое пространство (табличная структура):

  • около 2/3 размера по ширине таблицы занимает первый (левый) столбец;

  • около 1/3 размера по ширине таблицы занимают второй и третий (правый) столбцы.




    1. Типы колонтитулов

При оформлении разработанных нормативных документов МГТУ могут использоваться следующие типы колонтитулов:

  • колонтитул, размещаемый на листах документа с книжным расположением;

  • колонтитул, размещаемый на листах документа с альбомным расположением.




    1. Содержание колонтитулов

Для обеспечения идентификации, прослеживаемости, контроля за актуализацией документа каждая страница нормативного документа МГТУ должна сопровождаться колонтитулом установленного образца. Исключение составляет титульный лист, который оформляется без колонтитулов. Колонтитул документа должен содержать следующие обязательные атрибуты:

  • наименование организации;

  • наименование документа;

  • подразделение – разработчик документа (Вводится сокращенное наименование подразделения с указанием принадлежности подразделения; например: Биологический факультет – БФ, кафедра Экономической теории и национальной экономики Экономического факультета – Кафедра ЭТиНЭ ЭФ и т.д.)

  • номер версии (если документ не утвержден) или редакции (если документ утвержден) документа;

  • дату создания версии (редакции) документа;

  • номер текущей страницы и общее количество страниц документа.




    1. Описание параметров атрибутов колонтитулов




Наименование атрибута

Месторасположение

Шрифт

Описание содержания

Столбец

Строка

Наименование организации2

1 (левый)

Первая

Times New Roman, полужирный, 10 пт

МГТУ

Наименование документа

1 (левый)

Вторая, третья

Times New Roman, полужирный, 10 пт

Полное наименование документа

Разработан3

2

Первая

Times New Roman, обычный, 10 пт

-

Версия/редакция

2

Вторая

Times New Roman, обычный, 10 пт

Заголовок Версия указывается только для проектов неутвержденных документов.

Заголовок Редакция – для утвержденных документов.

Страница

2

Третья

Times New Roman, обычный, 10 пт

-

Подразделение-разработчик

3 (правый)

Первая

Times New Roman, обычный, 10 пт

Краткое наименование подразделения. Например: кафедра ЭОС МГТУ, ЦСЭП МГТУ, УАМК МГТУ.

Номер версии/редакции документа от дата г.

3 (правый)

Вторая

Times New Roman, обычный, 10 пт

Указывается номер по порядку версии/редакции, начиная с 1.

Формат даты: День.Месяц.Год (ДД.ММ.ГГГГ) Например: №1 от 17.12.2008 г.

Номер текущей страницы из общее количество страниц документа

3 (правый)

Третья

Times New Roman, обычный, 10 пт

Указывается номер текущей страницы из общего количества страниц документа. Является динамичной составляющей. Выставляется автоматически после настроек колонтитула.




    1. Алгоритм формирования/вставки колонтитула в документе

С целью сокращения времени при оформлении и составлении нормативного документа МГТУ разработаны шаблоны колонтитулов для листов:

  • книжного формата;

  • альбомного формата.

Внешний вид шаблонов представлен в Приложениях 6, 7 данных методических указаний.

Алгоритм формирования колонтитула в электронном документе представлен в приложении 8.


  1. Согласование документа


По окончании основного текста нормативного документа и до размещения возможных приложений указываются визы разработчика и должностных лиц, согласующих документ. В случае, если визы разработчика и согласования приходятся на чистую страницу, то в печатной версии документа они размещаются на обратной стороне последней страницы, содержащей основной текст документа.

Пример размещения виз разработчика и согласования документа представлен в приложении 9.


  1. Приложения


Приложение 1. Титульный лист

Приложение 2. Лист ознакомления (для должностных инструкций).

Приложение 3. Лист ознакомления (для положений и иных видов нормативных документов, предусмотренных пунктом 2 данных методических указаний).

Приложение 4. Лист учета корректуры.

Приложение 5. Лист учета экземпляров.

Приложение 6. Колонтитул для листа документа книжной ориентации.

Приложение 7. Колонтитул для листа документа альбомной ориентации.

Приложение 8. Алгоритм формирования/вставки колонтитула в документе

Приложение 9. Визы согласования документа.






Приложение 1. Титульный лист


ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГОУ ВПО «МГТУ»)


УТВЕРЖДАЮ

Ректор МГТУ, профессор

_______________А.М. Ершов

«____»____________ 2008 г.






Методические указания


по оформлению внутренних нормативных документов МГТУ


Мурманск

2008


Приложение 2. Лист ознакомления (для должностных инструкций, инструкций для внутреннего пользования конкретным подразделением)


Лист ознакомления


Ф.И.О.

Дата

Подпись




























































































































































































































































































































































































Приложение 3. Лист ознакомления (для положений, инструкций, методик)
Лист ознакомления




Должность

Ф.И.О.

Дата, подпись




























































































































































































































































































































































































Приложение 4. Лист учета корректуры
  1   2



Похожие:

Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления iconМетодические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления

Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления iconМетодические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления

Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления iconПравила проведения вступительных испытаний в фгбоу впо «мгту» Мурманск 2012 Лист ознакомления Должность Ф. И. О

Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления iconМетодические рекомендации для выполнения самостоятельной работы студентами (курсантами) мгту. Общие требования к содержанию и оформлению»; Положение «О порядке применения дистанционных образовательных технологий фгоувпо «мгту»
Методические указания по самостоятельному изучению дисциплины студентами всех форм обучения с
Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления iconОбразец аналитического описания
И. Р. Иванова // Наука и образование – 2008 [Электронный ресурс] : материалы межд науч техн конф., Мурманск, 2-10 апреля 2008 / мгту....
Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления iconОбразец аналитического описания
И. Р. Иванова // Наука и образование – 2008 [Электронный ресурс] : материалы межд науч техн конф., Мурманск, 2-10 апреля 2008 / мгту....
Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления iconМетодические указания и разработки Маркова, Л. А. Психология и педагогика: метод указания и рекомендации для студ спец. 140106 «Энергообеспечение предприятий», 080507 «Менеджмент организации»
Маркова, Л. А. Совершенствование модели повышения квалификации педагогических кадров малого города в условиях информатизации образования:...
Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления iconМетодические указания для специальности 061100 «Менеджмент организации»
Дубатовка О. В. Методические указания к прохождению учебно-ознакомительной практики студентами очной формы обучения специальности...
Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления iconЭкономическая практика и практика менеджмента методические указания для специальности 061100 «Менеджмент организации»
Дубатовка О. В. Методические указания к прохождению «экономической» практики и практики «менеджмента» студентами очной формы обучения...
Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов мгту мурманск 2008 Лист ознакомления iconОтчет по результатам внутреннего аудита (08. 04. 10 16. 04. 10) Мурманск 2010 Лист ознакомления

Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©edu.znate.ru 2000-2013
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы